DnH 27: Unerreichbar. Herren und Sklaven der Technik
Hallo neue Heldin, hallo neuer Held!
Herzlich willkommen zum Podcast Folge 27 hier in meinem Wohnmobil, und zwar zu einem Phänomen und einem Satz den auch du wahrscheinlich das letzte Jahr unglaublich oft gehört hast, möglicherweise auch gesagt hast. Denn es geht um einen Satz, den ich dauernd von gefragten Führungskräften und Talenten höre, die sich selbst noch gar nicht bewusst sind, was sie sich mit diesem Satz antun - nämlich mit dem Satz "Ich muss noch Mails machen". Ja, Mails machen müssen ist ein Phänomen dieser Zeit. Und ja wir wissen alle Mails, das wirst auch du denken, ist Fluch und Segen. Auf der einen Seite ist es natürlich ein Segen, weil es eine günstige Möglichkeit ist, so schnell mit anderen in Kontakt zu treten und so günstig, ja fast kostenlos, wenn es nicht um die Zeit ginge, fast kostenlos Informationen auszutauschen. Gleichzeitig ist den allermeisten aber gar nicht bewusst welche Preise sie alle zahlen wenn sie Mails machen. Und da geht es natürlich nicht nur um die Zeit, die du damit verbringst möglicherweise eine Flut von Mails, jeden Tag, jede Stunde, zu bewältigen, sondern, was den allermeisten gar nicht bewusst ist, ist welche Abhängigkeit bei ihnen selbst entstanden ist nach Mails und dem werden wir hier gleich nochmal nachgehen.
Und ihnen ist auch gar nicht bewusst welcher Ablenkmöglichkeit sie da täglich, ja fast stündlich verfallen. Denn wir wissen alle, wenn so eine Mail reinkommt, dann finden wir uns nach dem Mail beantworten möglicherweise zwei Stunden später auf irgendwelchen Online-Shop Seiten wieder. Ja, diese Mails sind nicht nur eine Menge. Sie sind nicht nur etwas, was uns immer wieder zu ihnen zieht, ja uns richtig süchtig nach ihnen macht, sondern sie verleiten uns oft zu Dingen und dann auch Stunden die wir niemals dafür investieren wollten. Ja was macht denn Mails so süchtig? Ich habe jetzt vielleicht etwas angesprochen wo du denkst, naja eigentlich sind Mails eher so eine Hassliebe und ich mag die gar nicht. Ja, viele meiner Klienten versuchen mal ein zwei Stunden so komplett ohne Handy, ohne Outlook zu sein und merken sehr schnell, dass sie gerne nachschauen würden, ob da irgendwie etwas Neues kommt. Ein großer Teil von denen hat sich ja eigentlich im Büro verabschiedet, hat gesagt, dass er jetzt mehrere Stunden oder auch Tage nicht erreichbar sein wird und das ist alles top organisiert und trotzdem wollen sie reinschauen und wollen irgendwie gucken was da los ist und ob sie nicht doch so ein Stückchen gebraucht werden.
Was da passiert ist so ein ähnliches Phänomen wie das auch im Social Media, zum Beispiel bei diesen Likes, passiert. Wir wissen ja heute, dass diese Likes deswegen so süchtig machen und deswegen Social Media so gefragt ist, weil in dem Moment, wo ein Like unsere Notiz, unsere Nachricht irgendwie bewertet, freuen wir uns. Klar ist es eine kleine Belohnung und wenn wir jetzt genau wüssten wann dieses Like eintrifft, dann fände unser Hirn das zwar ganz nett aber jetzt nicht so dolle. In dem Moment aber, wo wir nicht wissen wann das Like eintrifft und wie viele eintreffen werden, findet unser Hirn das hochspannend und wenn das Like eintrifft belohnt es uns. Ja, ähnlich geht‘s doch auch mit den Mails. Wir wissen ja nicht wann unsere Anfrage mit einer Antwort belohnt wird, wie oft sich jemand meldet, wie viele sich für uns interessieren. Das sind ja auch alles soziale Interaktionen von Menschen, die uns irgendwie wichtig sind. Zumindest einige davon. Deswegen neigen wir dazu, uns doch ein Stück weit zu freuen. Das Belohnungszentrum im Hirn springt an. Ja, und so wie wenn wir regelmäßig Schokolade essen, so sind wir mittlerweile mit diesen Mails gefüttert und wenn das mal ausbleibt dann sucht unser Hirn nach dieser stetigen Belohnung. Es sucht nach dieser sogenannten Schokolade … es sucht nach Mails. Wir sind oft süchtig nach Mails … und so steckt hinter diesem „Ich muss noch Mails machen“ möglicherweise eher dieses Bedürfnis, so mitten am Tag, wenn man in irgendwas drin war, sich irgendwie etwas Besonderes zu gönnen. Stattdessen könnte derjenige auch sagen „ich gönne mir mal einen Tee“ oder „ich gönne mir mal eine Pause, ich gönne mir mal einen Kaffee oder auch ein Stück Schokolade“. Stattdessen haben wir mittlerweile schon dieses „ ich muss noch Mails machen“ beziehungsweise „Oh Gott, ja wie schön, ich darf jetzt noch Mails machen“.
Ein Teil davon ist mit Sicherheit belohnend für uns und raubt uns doch gleichzeitig unglaublich Zeit und gibt uns so eine Ablenkung und verleitet uns zu etwas, was wir oft gar nicht wollen.
Das Zweite was Mails uns so schön vorgaukeln können ist, in dem Moment wo du Mails beantwortest … natürlich schickst du Antworten raus …. allerdings ist das oft nicht so wirklich produktives Arbeiten, zumindest arbeitest du in den seltensten Fällen wirklich an deinen Prioritäten, an deinen Zielen. Die Frage ist, was arbeitest du da eigentlich ab? Und so ist das Lesen einer Mail eigentlich ja eher passiv, es ist eher ein reagieren und ich glaube, so mancher von uns wünscht sich im Alltag mal so kleine Ruhephasen, wo er nicht produktiv sein muss, ist vielleicht auch in dem Moment, wo wir so springen zwischen den verschiedenen Themen, so Multitasking, weißt du selbst … da ist das Hirn ja manchmal eher leer. Du kannst gar nicht mehr so produzieren und dementsprechend ist Passivität viel viel leichter. Und Mails beantworten ist ein wunderschöner passiver Akt, wo wir so tun können für uns selbst als seien wir noch produktiv.
Wir können uns mit diesem Satz „ich muss noch Mails machen“ eigentlich vorgaukeln und nicht drauf schauen müssen, dass wir so was sagen können wie, ja ich möchte mal gerade was passives tun, wo ich so ein bisschen hilflos mich fühle und so tun als wäre ich so unglaublich produktiv. Ja, das ist nämlich die andere Wahrheit von Mails machen.
Mails haben noch ein weiteres großes Problem, denn so ein Briefpostkasten, den du wahrscheinlich noch an deiner Haustür hast, der sammelt ja genauso Informationen aus der Welt an dich, da bekommst du genauso Nachrichten … trotzdem bist du nicht so sehr erpicht darauf, sofort an diese Nachrichten zu kommen, zumindest nicht wenn gerade Weihnachten ist. Aber E-Mails … vor allen Dingen wenn sie aufpoppen … dann sind Mails oft nicht dringend, aber sehr drängend und auch dieser Inhalt drängt sich dir auf, geht dir sofort ins Blickfeld und dadurch ist so ein Not-Alert in dir aktiv … oh, da ist was Neues, da muss ich mich jetzt drum kümmern und schon schmeißt du dich aus jeglicher Konzentration. Also, Mails gegenüber dem Briefkasten sind einfach oft drängender, statt wirklich dringend und deswegen macht es auch wirklich keinen Sinn, sie so stetig ins Blickfeld zu nehmen. Gerade alles auszustellen, was dir irgendwie ins Blickfeld springt, das möchte ich dir wirklich wirklich ans Herz legen.
Ja und der dritter Faktor … den finde ich auch wirklich Wahnsinn. Ich meine, Mails sollen ja die Kommunikation vereinfachen, es soll günstig und schnell gehen. Trotzdem haben wir oft noch so Etikette in uns, wie wir damals Briefe geschrieben haben. Und auch wenn jemand mal ganz ganz schnell so eine Antwort braucht, wo du vielleicht nur zurück schreibst 42, das ist der Inhalt der Mail … aber du schätzt diese Person sehr. Wenn ihr jetzt im Gang stehen würdet und derjenige würde dich das fragen, würdest du sofort sagen, nimm 42 … aber weil er nun mal eine Mail geschrieben hat, das ist ja eine Art Brief, dann tendieren viele noch dazu so ganz förmlich freundlich zu sein… Lieber Manuel, schön dass du mich angeschrieben hast. Gerne helfe ich dir dabei, ich hab nochmal genau geguckt in der und der Quelle. Ich würde 42 nehmen, wenn du noch Fragen hast kommen gerne auf mich zu… Ja diese wunderbaren Floskeln, die uns unglaublich Zeit kosten… und hinten raus dann mit besten Grüßen deine Daniela… Ja wenn ihr Mails macht und ihr kennt die Person, ganz respektvoll, und ihr seid wirklich gut im Kontakt, dann klärt das, dass man auch mal wirklich Mini-Mails hin und her schicken kann und dann ist vielleicht wirklich diese Nachricht 42 absolut ausreichend.
Neben diesem Bewusstsein für die Schwierigkeit von Mails und wie viel Lebenszeit sie dich doch tatsächlich kosten, gerade jeden Tag, manchmal jede Stunde, ja wie viel Arbeitszeit draufgeht, aber auch wie viel private Lebenszeit bei Mails draufgeht, weil du eben noch nicht in den Feierabend kommst oder weil du dich auch abends noch mit eintreffenden Mails jeglicher Couleur beschäftigst, das finde ich so Wahnsinn. Also neben diesem Bewusstsein, dass du dich da möglicherweise darum kümmern solltest, um mehr von deinem Leben zu haben, möchte ich dir so ein paar hilfreiche Tipps und Tricks geben.
Erstens finde ich, macht es Sinn mal einen Schritt zurückzugehen und sich mal zu fragen, wofür du im Unternehmen eingestellt worden bist oder wo du im Moment zumindest den meisten Mehrwert bieten kannst. Dem Unternehmen oder auch deinen Kollegen, deinem Chef. Und machst du das, indem du Mails machst oder gibt es andere Tätigkeiten, gibt es möglicherweise auch eine direktere Kommunikation, gibt es anderes was du tun kannst und was wesentlich wichtiger ist, als täglich … stündlich deine Mails zu machen? Dementsprechend rücken vielleicht Mails mal eher in den Hintergrund und du nimmst deine Aufgaben, deinen wirklichen Mehrwert wieder in den Fokus, ja dann ist es für viele auch gar nicht schlimm, wenn Mails unbeachtet bleiben oder hinten runterfallen, weil alle merken, dass du dich um die wesentlichen Dinge kümmerst und richtig was rockst. Also, erste Frage, welche Rolle hast du denn im Unternehmen?
Zweite Frage, wie gehst du mit deinen sogenannten Öffnungszeiten um? Hast du immer offen, also ist das so wie wenn du im Haus neben dem Briefkasten stehst und immer schaust, ob was kommt? Oder gönnst auch du dir ein, zwei, drei Öffnungszeiten am Tag? Das kommt jetzt natürlich auch sehr darauf an, was du für eine Rolle im Unternehmen hast und ob du wirklich möglicherweise wie in einer Art Call-Center, Reklamationsabteilung oder whatever bist oder ob du stetig in der Kundenkommunikation bist und dich eben genau darum kümmern sollst, ja dann musst du wahrscheinlich auch dein Postfach stets im Blick haben, weil du direkt darauf reagieren darfst. Aber ehrlicherweise, 99 Prozent haben andere Jobs, wo es nicht darum geht direkt auf Dinge zu antworten. Die können sich erst recht erlauben 2, 3, 4 Öffnungszeiten am Tag zu haben. Du kommst z.B. morgens um 8:00 ins Büro, da wäre es vielleicht sinnvoll erst mal etwas anzupacken bevor du in deine Mails guckst. Erst mal das Wichtigste des Tages erledigen, bevor du dich ablenken lässt und dann hast du möglicherweise um 9:00 Uhr, um 11:30 oder 12:00, um 14:00 und um 16:30 Uhr nochmal Öffnungszeit und du guckst rein was ist. Arbeitest schnell ab, stellst den Wecker auf möglicherweise 20 Minuten, damit du danach auch wieder daran erinnert wirst, dass du eigentlich jetzt wieder etwas anderes machen wolltest … erinnere dich auch gerne daran und nimm dir eben nur ein paar Momente des Tages, um diese Dinge abzuarbeiten… und ansonsten bleibt dieser Briefkasten, wie beim Haus, eben geschlossen und du kümmerst dich um die Dinge, die wirklich relevant sind.
Viele wünschen sich … und ich weiß mittlerweile, dass es auch Unternehmen gibt, die da schon Tools entwickelt haben, um Mitarbeiter vor ihren Mails zu schützen… ja viele Führungskräfte und Mitarbeiter wünschen sich das, wissen aber nicht, dass es eigentlich nicht funktioniert und zwar, was meine ich, ich meine so Regelungen im Unternehmen, das es zum Beispiel softwaretechnisch so verändert wird, dass Mails ab 18 Uhr nicht mehr rausgeschickt werden und kein Posteingang ab 18 Uhr überhaupt noch Mails empfängt. Es gibt Unternehmen, die haben das getestet. Ich habe jetzt mehrfache Rückmeldungen, auch von Mitarbeitern und Führungskräften bekommen und ehrlicherweise ist die Rückmeldung, ganz offen … es funktioniert nicht. Und warum funktioniert es nicht? Weil es sogar Situationen gibt, wo Mails nach Feierabend zum Beispiel sehr viel Sinn machen, weil heute zum Beispiel das Projekt XY endlich abgeschlossen wird oder weil jemand mit USA oder mit China telefoniert und noch bestimmte Dinge absprechen möchte und hat möglicherweise bisher seinen Arbeitstag sogar so gelegt, dass das mit internationalen Kunden oder internationalen Kollegen richtig gut funktioniert und wird dann plötzlich blockiert durch eine E-Mail Regel, die für alle Mitarbeiter dieses Unternehmens gelten muss. Und, ja, oft sind diese Regeln eben nur für einen kleinen Teil der Mitarbeiterschaft funktional. Und das hat schon dazu geführt, dass Mitarbeiter jetzt ab 18 Uhr ihre privaten Accounts nutzen. Auch dieses Thema Urlaubseinstellungen … dass bestimmte Mails während des Urlaubs nicht mehr eingehen, sondern der Schreibende dann die Nachricht bekommt, der Mitarbeiter XY ist im Urlaub, bitte wenden Sie sich mit ihrer Anfrage an XY … ihre Mail wurde nicht weitergeleitet, sondern gelöscht. Ja, auch das wünschen sich viele Mitarbeiter und Führungskräfte, dass das Unternehmen das für sie installiert. Auch da würde ich sagen, lasst uns das doch lieber mit gesundem Menschenverstand regeln, denn es gibt Jobs, da funktioniert sowas gut und bei anderen Jobs funktioniert sowas eben nicht. Für mich wäre das völlig okay, wenn bestimmte Dinge entweder meine Assistentin macht oder bei mir reingehen. Ich will das jetzt nicht löschen lassen. Ich will Menschen nicht dazu treiben, dass sie diese Mail nochmal schreiben müssen. Ansonsten finde ich, manage ich das so, dass ich andere finde, denen ich das weiterleite und ich finde, du kannst dich genauso darum kümmern. Das Unternehmen muss diese Entscheidung nicht treffen sondern du kannst dich um eine gute Urlaubsversorgung kümmern und dieses dann richtig klar in deinem Text in der Mail beschreiben … und damit wirklich für freien Rücken sorgen.
Es braucht allerdings dein Rückgrat ja … und da sind wir schon bei einem ganz wichtigen Punkt … also wenn diese Regeln, die man sich so technisch wünscht, dann eben doch nicht für alle Mitarbeiter funktionieren und wir Menschen dann ja oft vor allen Dingen mit unseren Süchten wieder schlauer sind, und diese zu umgehen, dann sollten wir eher lernen, den gesunden Menschenverstand zu nutzen und immer immer mehr abstinent zu werden und zu lernen, wie es mir ohne jetzt geht. Öffnungszeiten zu installieren, andere Verantwortliche zu installieren und zu beschreiben … all das, damit wir es selbst in der Hand haben, denn aus meiner Sicht, das ist die Erfahrung der letzten Jahre, ist keines der Systeme so praktisch für alle, als dass man es wirklich einführen sollte.
Was ich auch noch empfehlen kann ist, dass ihr anfangt im Team oder auch unter Bekannten, Freunden, Kollegen, also Menschen, mit denen du ständig zusammen arbeitest, dass ihr mal einen Termin macht zum Thema „wie gehen wir mit Mails um“? Was gehört alles in den Titel, also was gehört in den Betreff, was bedeutet es, wenn jemand „An“ ist, was bedeutet es wenn jemand „cc“ ist, in welchen Fällen wollt ihr auch „bcc“ zulassen, ist es für euch in Ordnung, dass ihr mal quick und dirty schreibt und dass das kein Affront ist, wenn jemand mal nicht Lieber XY schreibt sondern einfach nur eine Antwort. So könnt ihr euch das Leben echt leichter machen. Committed euch auf gemeinsame Regeln und natürlich werden die nach drei, vier Tagen nicht sofort eingehalten. Denn ihr habt das 20 Jahre anders gemacht, das ist ein immenses Training. Also geh du mit gutem Beispiel voran. Erinnere andere immer wieder daran und ich glaube so wird sich das peu-a-peu in deinem Team umstellen, weil jeder merkt, welchen großen Effekt es hat, wenn man allein nur viel viel schneller ist bei E-Mails abarbeiten, wenn man dann eben gerade seine Öffnungszeit hat.
Ja, und das Dritte, das ich dir wirklich ans Herz legen möchte ist, dich bei diesem Thema zu erziehen, ja also dich zu ent-süchtigen, dir wirklich zu zeigen, dass auch du stunden- und tageweise ohne Mails klarkommst, also deinem Hirn das auch wieder zu zeigen … also werde diese Sucht los, damit du das auch wieder als Tool nutzen kannst … und gleichzeitig wirst du durch diese Maßnahme auch andere erziehen.
Also wenn andere merken, dass auch du nur bestimmte Öffnungszeiten hast und nicht für jeden Kleinkram ständig aktiv bist und dann auch nicht sofort reagierst, dann werden dir andere eben auch nicht mehr so viel Müll in den Postkasten liefern, weil sie wissen, du bist eben nicht ständig da, du kannst eben nicht mal schnell und möglicherweise denkt der eine oder andere nochmal neu nach … macht es auch ganz selbstständig. Es gibt so einen Spruch, den hat mal jemand gesagt, „jede Mail die du schreibst, kommt dreimal zurück“ … weil andere eben lernen, wie aktiv du Mails schreibst und wie gerne und schnell du deren Probleme löst. Deswegen macht es nicht nur Sinn für dich selbst in Abstinenz zu gehen und weniger rein zu schauen. Auch andere werden dadurch lernen, dir viel viel weniger zu schicken, sodass dieser Berg, den du da gefühlt vielleicht gar nicht mehr abarbeiten musst, aber abarbeiten willst, dass der einfach viel kleiner geworden ist.
Und, ja, auch Eisenhauer würde sagen „manche Mails sollten wirklich im Müll landen, nach dem Motto .. erledigt sich ja vielleicht… „ Ja wir haben alle viel zu viel zu tun. Auch Dir möchte ich ans Herz legen, mal genau zu schauen, gibt es Mails, die sich nicht wirklich zwischendrin erledigen oder die man mal so untern Tisch fallen lassen kann. Da bin ich mir ganz ganz sicher.
Ja, diese Tipps und viele viele andere zum Thema Produktivität, absolute High Performance, findest du ab jetzt im Priority Kurs. Ich freue mich total, dass es den jetzt auch wieder Online gibt, in noch größerem, intensiverem Format. Bisher gab es den ja hauptsächlich als Live Version und für so ein paar Teilnehmer als Start im letzten Jahr. Wir haben ihn jetzt nochmal vollständig überarbeitet, nochmal größer gemacht. also auch im Live Seminar von zwei Tagen ist jetzt wirklich nicht mehr alles drin. Vielleicht noch so 50 Prozent, weil diese Menge an Tools, Materialien und Mindsets, die einem wirklich helfen voll produktiv zu sein und geniale Dinge neben Mails machen, wieder die schönen Dinge ins Leben zu holen, die haben wir jetzt in diesen Online-Kurse gepackt und all jene die mich schon mal live im Seminar erlebt haben werden hier auch einiges finden, was sie noch nicht kennen und enorm profitieren. Ich freue mich total, wenn du in diesen Kurs gehst. Vor allen Dingen wenn du mal auf unsere neue Website schaust unter www.dieneuenhelden.de, ja und jetzt geht's auch für dich wahrscheinlich ins neue Jahr.
Ich wünsch dir ein Jahr der absoluten High Performance, ich wünsche dir, dass du nicht nur produktiver auf der Arbeit wirst, sondern dass du wieder viel mehr Feierabend genießen kannst und die Dinge in dein Leben holst, die es dir wirklich wert sind. Ich bedanke mich für dein Engagement und dein Zuhören, ich bedanke mich auch bei meinem Team, das mich dieses Jahr so grandios unterstützt hat, vielen vielen Dank.
Ich freue mich immer wieder, neue Helden, von euch zu hören und ich wünsche euch ein geniales Jahr 2020.
Packen wir’s an.
