DnH 19: Werde zum Produktivitätswunder
Hallo neue Heldin, hallo neuer Held,
herzlich willkommen zu einer weiteren Produktivitätsbooster-Episode ... aus meinem Wohnmobil heraus – am Abend eines Priority-Live-Seminars…leider mit leichter Erkältung…das hörst Du vielleicht an meiner Stimme….. – und in dieser Episode werde ich das tun, worum es auch inhaltlich in dieser Podcast-Folge geht.
Es geht darum, verdammt viel zu schaffen, zu erledigen ... in sehr kurzer Zeit. Mit einem bestimmten Gedanken. Und das will ich auch hier tun – in dieser Folge – Dir ganz schnell, sozusagen „quick and dirty“ einen Gedanken mit an die Hand geben, den Du dann möglichst schnell umsetzen kannst.
Weil wir alle – sicher auch Du – irre viel zu tun haben. Denn Arbeit dehnt sich aus. Weil engagierte Menschen immer noch etwas mehr zugetraut bekommen! Du kennst das bestimmt: Weil Du das so gut gemacht hast, bekommst Du die nächste Aufgabe auch noch. Die Präsentation war klasse, also kannst Du die nächste auch gleich halten! Und weil Du ja immer alles irgendwie hinbekommst, bekommst Du auch die quasi unmögliche Aufgabe noch oben drauf. Die Reklamation des schwierigen Kunden Müller bearbeiten? Ach, für Dich doch sicher kein Problem – Du bist doch unser bester Mann. Und weil es an Personal mangelt, aber es ja einer machen muss, und Du eben verantwortlich denkst, schaffst Du dir die ein oder andere Aufgabe sicher noch selbst auf den Schreibtisch. Bevor es Probleme mit dem Kunden, mit dem Vorstand oder mit dem Gesetz gibt, kümmerst Du dich schnell darum. Das Mitarbeitergespräch in der Krisensituation? Bekommst Du auch noch irgendwie unter. Und zu guter Letzt ist oft fast jede Aufgabe komplexer und aufwändiger als ursprünglich gedacht. Mal schnell eine Tabelle machen? Ach, kein Problem. Aber dass dazu noch Recherchen und Telefonate notwendig sind, um bestimmte Werte zu bestimmen und Formeln zu identifizieren – daran hatte ursprünglich keiner gedacht.
Ergo: Arbeit dehnt sich aus!
Und damit gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten, umzugehen: 1. Versuchen, noch mehr zu schaffen, 2. Damit seinen Frieden zu finden, dass wir nicht alles werden erledigen können.
Ich denke, um in dieser VUKA-Welt zurecht zu kommen, braucht es genau diese beiden Kompetenzen im Doppelpack, sozusagen in Kombination.
Hohe Produktivität – möglichst viel hinkriegen. Und dann…weil natürlich immer mehr oben drauf kommt, auch eine innere Gelassenheit, damit umzugehen, nicht fertig zu werden – einfach, weil es nicht möglich ist, und trotzdem zufrieden zu sein. Nicht glücklich, nicht happy, weil du es nicht geschafft hast, sondern „in Frieden“ damit. Eben nicht mehr in innerer Abwehr zu dem Thema zu stehen und es ändern zu wollen, sondern anzunehmen, wie es ist.
Und ich will Dir in diesem Podcast einfach einen Gedanken mitgeben, den ein Stückchen ja schon Pareto begründet hat. Das Prinzip ist meist grob in vielen Köpfen – als 80/20-Prinzip bekannt. Viele denken aber dabei, es ginge darum, von jedem Job nur 80 % zu erledigen. … das ist nur teilweise richtig.
Ursprünglich hatte Pareto, ein italienischer Wissenschaftlicher, bemerkt, dass 80% des Grundbesitzes nur 20% der Bevölkerung gehörten. Peu a peu wurden ihm und anderen bewusst, dass es häufig solche schrägen Verhältnisse gibt. Dass z. B. 20 % der Kunden für 80 % der Umsätze verantwortlich sind – während dann, anders herum, 80 % der Kunden nur 20 % des Umsatzes erwirtschaften – und es damit fast unwirtschaftlich ist, wenn man sich jetzt zu sehr um diese 80 % der Kunden intensiv kümmert…
So entstand auch die Idee, dass wohl oft 20 % unseres Arbeitseinsatzes für 80 % der Ergebnisse verantwortlich sind. Wenn Du zum Beispiel eine Präsentation vorbereitest, gibt es viele To-Dos für Dich, bis die Gesamtaufgabe – die vorgeführte Präsentation tatsächlich erledigt ist. Was gehört nun für Dich eigentlich in diese Gesamtaufgabe? Wissenstand bei den Teilnehmern erfragen, Recherchieren, ppt-Präsentation mit Folien erstellen, Layout mit Bildern versehen, schön formatieren, Präsentation üben… Aber Du kannst Dir auch überlegen, was das Ziel der Präsentation ist. Wahrscheinlich würdest Du sagen: Das Ziel liegt darin, dass meine Kollegen über ein bestimmtes Thema informiert sind. Die Essenz des Vortrags liegt also im Inhalt…
Welche der Tätigkeiten führt also mit dem größten Mehrwehrt zum größten Teil des Ergebnisses? Wahrscheinlich ist es die Befragung des Wissensstands, die schnelle Recherche – und das Festhalten der Ergebnisse in irgendeiner groben Form. Du kannst Dir also überlegen, kurz 2 x 5 Minuten mit Kollegen dazu zu telefonieren, dann recherchieren – am bestem mit Zeitlimit, damit Du Dich dabei nicht verklickst… und nachher könntest Du die Daten auf ein Flipchart schreiben oder als Stichwortliste in ein Word-Dokument runtertippen. Ausdrucken, im Meeting grob darüber reden und den Zettel austeilen – Ziel erreicht… wenn es um Information geht.
Wir alle wissen natürlich, dass diese Aufgabe aber meistens viiiiiel Raum einnimmt, denn die Recherche ist oft ausgedehnt… die Recherche bekommt quasi so viel Zeit, wie wir ihr geben – und wenn wir das noch selbst interessant finden, verlieren wir uns im Klicken und Lesen. Dann kommt die grooooße Aufgabe der PPT-Präsentation. Nicht, dass das schwierig wäre, aber wir vertüddeln enorm viel Zeit damit, richtig schicke Folien zu basteln. Schriftgrößen, Zeilenabstände, Farben und Untertitel einzustellen…. Was nicht wirklich etwas zum tatsächlich geforderten Ergebnis beiträgt.
Ich möchte Dich in diesem Podcast mal dazu einladen, bei vielen Deiner To-Dos und Aufgaben darüber nachzudenken: Was ist eigentlich das Ziel dieser Aufgabe? Und mit welcher kurzen, schnellen Tätigkeit, kann ich den größtmöglichen Teil davon erledigen?
Sicherlich ist es dann noch nicht perfekt. Natürlich wäre eine schicke Präsentation mit Bildchen in unserem Beispiel auch schöner – und manchmal braucht es die vielleicht… Aber wie oft stehen wir viel zu vielen Aufgaben gegenüber, die wir alle versuchen, mit höchster Sorgfalt und Perfektion zu lösen,…und sie dann gar nicht schaffen… sie gar nicht erst anpacken… obwohl eine kurze Tätigkeit den Zweck voll erfüllt hätte.
Ich bin mir sicher, ich spreche nicht zu „faulen“ Personen. Ich spreche zu neuen Helden – zu Dir, der Du wahrscheinlich immer und immer wieder zu viel zu tun hast. Und ich möchte Dich dazu einladen, Dir selbst mehr und mehr zu erlauben, manche Dinge „quick and dirty“ anzupacken. Vielleicht mit unkonventionellen Methoden, mit ganz anderen Ideen, als ursprünglich gedacht. Damit Du noch mehr hinbekommst – in gleicher Zeit – und in der Restzeit gut auf Dich achtest und um Dich kümmerst.
Jetzt denken wir das mal theoretisch durch: Wenn 20 % der Aufgabe zu 80 % des Ergebnisses führen.. und ich mich mit 80 % zufrieden gebe – dann kann ich mit meinen 100% Arbeitskraft 5 Aufgaben zu 80 % lösen… damit habe ich wahrscheinlich viel bewegt. Oder aber, ich kann – wenn ich Perfektion anstrebe – mit meiner Arbeitskraft eine einzige Aufgabe zu 100 % lösen. 5 Aufgaben gegenüber einer. Weil Kleinigkeiten viel viel Zeit fressen. Oder wie man so schön sagt: Kleinvieh macht auch Mist.
Ja klar, wir wissen alle, so einfach ist das nicht. Die Praxis ist mehr als das Ausrechnen dieser theoretischen Geschichte… UND DOCH ...ändert sich die Produktivität meiner Klienten enorm, wenn ihnen dieses Prinzip bewusst wird. Weil sie plötzlich anfangen bei vielen Aufgaben nach der essentiellen, zweckmäßigen Tätigkeit zu suchen, anstatt blind dem bisherigen Prozess zu folgen.
Und bei den weniger wichtigen auch mal bei 80 % der Zielerreichen aufzuhören. Mut zur Lücke – und nächste Aufgabe angepackt.
Vielleicht antwortest Du auf manche Mails nicht mehr mit vielen Sätzen und Begrüßungen drum rum – sondern gegenüber direkten Kollegen, Vorgesetzten oder vertrauten Kunden – die wirklich wissen, was Du leistest, da reicht einfach die Antwortmail mit einem Wort oder einer Zahl, nach der Du gefragt wurdest. Manchmal reicht es, die Kollegen über Deine neue Strategie zu informieren.
Oder das kleine Briefing, was Du vor dem Fachteam in Berlin halten solltest… das wird vielleicht kein Vor-Ort-Termin mit langer Anreise, Übernachtung und Präsentation im Konferenzraum mit Begrüßung und Kaffee, sondern ein schnell gedrehtes Handyvideo, in dem Du die wichtigsten Dinge schnell umreißt, das den Kollegen schickst und Fragen per Chat klärst.
Vielleicht wirst Du nach etwas gefragt – aber anstatt die Antwort, die Du auch nach einer kleinen Recherche geschrieben hättest, zu schicken, schickst Du den Internetlink, wo die Antworten zu finden sind.
Bei Weihnachten haben wir schon viel gelernt – und in vielen Familien gibt es an Heilig Abend Würstchen mit Kartoffelsalat… Weil wir alle genau wissen, was da noch so zu tun war. So ähnlich könnten wir auch denken, wenn Freunde zu Besuch kommen – zu Grillpartys oder oder: Welche Gerichte sind lecker, gesund und total unaufwändig?
Quick and dirty …kann man sehr viel erledigen. Ein bisschen Sprache lernen – besser als nichts – ein bisschen Sport und Bewegung – schnell einen schönen Spaziergang gemacht, denn in der Zeit wo man sich umgezogen und geduscht hätte, ist man schon oder noch unterwegs, man kann die Steuererklärung anfangen, indem man nur mal schnell Belege sortiert, man kann eine Wissensdatenbank aufbauen, indem ich nur mal schnell ein paar Stichpunkte zu einem Thema in OneNote reinhacke ... (anstatt eine extra Software anzuschaffen und einzuführen); Man kann eine ganz grobe Agenda mit den wichtigsten persönlichen Prios aufschreiben – und auch wenn man wenig Zeit hat, nur 5 Minuten meditieren – all das hat wesentlichen Mehrwehrt, als wenn es nicht passiert. Man kann Teamregeln verändern – zum Beispiel bei Besprechungen eine Schachuhr mitnehmen und 20 Minuten runter laufen lassen – und einfach testen und nutzen – anstatt angefangen vom Vorstand eine neue Meeting-Kultur entschieden haben zu wollen und einen Unternehmens-Role-Out zu initiieren. Wir können oft schneller jemanden anrufen und etwas klären, anstatt umständlich Emails hin und her zu schreiben.
Nochmal – es geht nicht darum, faul zu werden und per se seinen Anspruch zu reduzieren. Wir verlieren damit auch nicht unseren Anstand und unsere Manieren. Die neuen Helden sind Menschen, die richtig viel bewegen – und die geschätzt werden. Die können es sich allemal erlauben, mit etwas weniger Perfektion noch mehr zu erreichen ... Und damit Vorbild für andere zu sein – insbesondere bei Perfektion, die aus unternehmerischer Sicht keinerlei Mehrwert schafft…. Ich wette, auch Dir ist es mal so gegangen, dass Du ewig viel Mühe in ein Projekt gesteckt hast – und die wurde dann weder von irgendjemandem gewürdigt noch merkst Du, war die wirklich notwendig. Schade um diese Lebenszeit. Mit der hast Du ab jetzt sicherlich schöneres, spannenderes und wesentlicheres vor.
Lieber neuer Held – rock and move the world, führe sie in entscheidenden Punkten zu Verbesserungen, kämpfe auch Du für wesentliche Veränderungen und strebe nicht länger nach Anerkennung für sinnlose Perfektion.
In den nächsten Wochen wirst Du bei Deinen Aufgaben sicherlich immer wieder die Frage stellen: Und was ist die Essenz des Ergebnisses – und wie kann ich das schneller, und vielleicht auch „dirty“ erreichen, ohne viel Energie und Lebenszeit dazu zu verschwenden.
Und beim Testen und Genießen der neu gewonnenen, freien Zeit wünsche ich Dir viiiiel Freude!
Hab eine gute Zeit und … packen wir’s an: Auch mal quick and dirty…
